Предлагаю вашему вниманию советы по организации в клинике онлайн-кассы и её связи с прайсом клиники по номенклатуре приказа 804н.
Простые советы по выбору онлайн-кассы для стоматологии и любой медицинской клиники
1. Вид кассового аппарата
Если касса управляется программой МИС (медико-информационной системой) клиники — касса зависимая (подключается к компьютеру и по сути работает как принтер чеков), если нет — независимая (автономная, все позиции загружаются прямо в аппарат). Сразу определите этот момент, это самое главное. Управление через программу гораздо удобнее. При выборе для покупки программы для клиники обращайте внимание на эту функцию — чтобы поддерживала управление онлайн-кассой.
2. Содержание чека
В чеке указывается обязательно:
код услуги по приказу МЗ РФ №804н
наименование услуги по тому же приказу, точно как в номенклатуре
И то и другое. Только код или только услугу нельзя, нужно именно и то и другое, все вместе.
Код пишется без сокращений, полностью.
Наименование можно сокращать, есть официальное письмо МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, это разрешающее: разъяснительное ПИСЬМО от 25 сентября 2018 г. N 03-01-15/68652. В нем сказано, что «…в кассовом чеке (бланке строгой отчетности) может указываться сокращенное наименование услуги, дополненное кодом услуги в соответствии с номенклатурой.»
3. Количество символов в строке программы кассы
Выбирайте кассу и принтер, которые СПОСОБНЫ на программном уровне уместить в себе максимально длинное наименование с кодом из нашей номенклатуры по приказу 804н.
Если вы выберете оборудование, не способное умещать это — проверяющие скажут, что это ВАША проблема и будут правы.
При выборе кассы сразу отправляйте поставщику задачу в качестве обязательного условия — уместить самое длинное наименование и код из номенклатуры 804н.
Если уже купили такую кассу, где код и услуга не помещается, то либо запрашивать обновление программы, либо менять кассу. Касса должна не просто печатать чек, она должна соответствовать виду деятельности компании и отвечать требованиям именно к нему.
4. Лента для печати чека
Чем шире лента принтера, тем физически короче будет длина чека (если кого-то это так волнует).
Но на практическое применение это не влияет, ширина ленты может быть любой, главное — содержание чека.
5. Наименования и коды в чеке должны совпадать с планом лечения и главное — с актом выполненных услуг дословно по услугам, за которые берется оплата
Иначе будет несоответствие запланированных, оказанных и оплаченных услуг, а оно точно не в пользу клиники.
Роспотребнадзор к этому очень внимателен. И суды тоже.
6. ИП без сотрудников (когда ИП не является работодателем) освобождены от обязанности применять онлайн-кассы до 2021 года.
К медикам ИП это тоже относится. У кого нет в найме работников — может не покупать онлайн-кассу до 2021 года. Все остальные ООО и ИП должны начать применять онлайн-кассы с номенклатурным перечнем медицинских услуг с 01 июля 2019 года.
7. Аванс
Отличие аванса за услуги от оказанной услуги юридически огромное. Аванс — это просто предоплата, ее пациент всегда может забрать назад, в любой момент. А если заберет, то по кассе оформляется возврат аванса и налог с этой суммы не платится.
Если же услуга фактически оказана и оплачена сразу или из аванса, то забрать деньги уже не получится, сумма уходит в отчет по налогам.
Если пробиваем аванс, то указываем не услугу и код, а просто «стоматологические услуги», поскольку в момент получения денег невозможно определить наименование и количество услуг. Потом по факту их оказания указываем уже с кодами как обычно и вычитаем сумму из аванса.
Как именно оформлять аванс и переводить его в оплаченную услугу с кодом и наименованием, зависит от программы конкретного производителя кассового аппарата. Уточняйте эту информацию у ПОСТАВЩИКА кассы. Это чисто технический момент, у каждого производителя реализован по-разному.
8. Прайс клиники
Прайс клиники должен быть СТРОГО по номенклатуре приказа МЗ РФ №804н. Он же должен быть загружен в онлайн-кассу или программу управления клиникой.
Теми же формулировками услуг из номенклатуры должны оформляться все планы лечения и акты выполненных услуг. Различие в формулировках на чеке, в прайсе, в плане лечения и в акте выполненных услуг не допускаются.
